Dicționar de bune maniere pentru întâlnirile online

Întâlnirile online au devenit parte din viața noastră zilnică, multă lume vorbește astăzi despre acestea la fel de des cât se vorbea în trecut despre ședințe. Dar, cum putem scoate cât mai mult din aceste întâlniri, ținând cont că se manifestă deja fenomenul ”oboselii de ecran” și oamenii simt nevoia întâlnirilor față în față, cu care eram obișnuiți, fără însă a fi la fel de posibil, ca în trecut? O mare proporție angajaților nu dorește să revină față în față, deci e clar că lucrul online va fi noua regulă. Care sunt ”bunele maniere”care ar sprijini întâlniri nu numai eficiente, dar și plăcute? Putem stabili reguli de ”etichetă” care să ne ajute? Se pot cu adevărat  soluționa și teme sensibile printr-un call? Dacă da, cum ar trebui să le abordeze liderii?

Iată câteva întrebări despre bune maniere pentru întâlnirile online la care căutăm răspuns…

Înainte de pandemie întâlnirile video erau mai degrabă o excepție care aparținea companiilor cu echipe distribuite național sau internațional. Rareori se punea problema să ai o relație care se derulează preponderent online, cu un client. În puține domenii ne puneam problema vânzărilor făcute în online, practic ni se părea imposibil să reușim. Și totuși, ne-am adaptat și am făcut față, ba chiar am obținut rezultate foarte bune. 

În domeniul meu de activitate, coachingul se întâmpla acum cu preponderență online deși, în măsura în care este posibil, mai ales la nivel executiv clienții preferă întâlnirile față în față. La fel și trainingul, interactiv, mai concentrat pe discuții și împărtășire și mai puțin pe concepte teoretice s-a dovedit a fi eficient și de impact.

Felul în care ne raportăm la întâlnirile online are nevoie de echilibru pentru că, la fel ca și în cazul întâlnirilor și ședințelor față în față, pe vremea când lucram cu toții în birouri, poate exista tentația de a abuza și, de a pune întâlniri una după alta, fără a da spațiu și timp de acomodare și de detașare celor care sunt prezenți în online. De multe ori, se sare de la un subiect la altul. De multe ori, ești chemat la întâlniri care se suprapun și ai reale dileme unde poți participa și unde nu. Se pot stârni în acest fel conflicte și judecăți de valoare care să afecteze relațiile și eficacitatea rezultatelor. În plus, ați constatat probabil pe propria piele că întâlnirile sunt mult mai formale și oamenii au tendința de a socializa mult mai puțin. Se zâmbește mai puțin, se împărtășește mai puțin. Toate acestea au efecte pe care ar trebui să ne luăm în calcul, fie că suntem lideri sau nu.

Unul dintre motivele pentru care e nevoie să conștientizăm modalitatea prin care putem face întâlnirile online atractive este efectul asupra productivității și capacității de a ne păstra claritatea în decizie și în acțiune. Lucrul la distanță ne trimite nu doar să comunicăm în mediul online, dar ne pune și la învățat, despre aplicații fără de care nu putem lucra, despre alte modalități de organizare a informației, ne pune la încercare modul de organizare și disciplinele personale.

Ce ar trebui sa avem în minte pentru ca tehnologia să ne ajute și să nu ne creeze probleme, ce tip de etichetă ar fi util să abordăm când ne întâlnim virtual?

• Înainte de întâlnirea online, fă cunoscute și aplicațiile de care este nevoie (linkuri în Sharepoint sau alte surse si instrumente care vă vor fi de folos). Timpul este limitat și în momentul în care cineva din întâlnire nu găsește sau nu are acces instant la o informație pe care o folosiți și, despre care se vorbește, poate avea două tipuri de reacții, nici una benefică pentru rezultatul întâlnirii: fie se panichează că nu găsește informația și mintea lui se deconectează de la subiect, fie se detașează de subiect pentru că nu corelează informațiile și nu poate extrage niște concluzii relevante pentru el. În ambele cazuri se pierde timp, energie și participanții devin demotivați în privința unor astfel de întâlniri.
• Trăim în epoca digitală, așa că, fiecare poate fi un exemplu în utilizarea acestor aplicații. Dacă ești lider oferă oamenilor posibilitatea să învețe și să aibă instalate în calculator toate aplicațiile de tip plug-in de care au nevoie. Competența digitală este nouă pentru majoritatea dintre noi și este nevoie de învățare. Sigur că, în companiile mari, se poate ocupa cineva de la departamentul de IT însă, trebuie să ținem cont că e nevoie să devenim din ce în ce mai autonomi și mai abili în utilizarea aplicațiilor digitale.
• Ce se întâmplă dacă vă deconectați? Poate stabiliți o ”procedură de re-start”, mai ales când dispari pe nepusă masă dintr-o întâlnire, din motive de întreruperea conexiunii sau din alte motive tehnice, e important să știi că ceilalți te vor reintegra cu ușurință în discuție.
• Majoritatea aplicațiilor de întâlnire online permit organizarea de mini sondaje. Buna practică, din păcate foarte puțin folosită, este ca participanții să ofere feedback despre felul în care s-a derulat întâlnirea și le-au fost îndeplinite așteptările. A cere feedback poate fi un moment foarte bun de luare în calcul a opiniilor participanților despre durata întâlnirii sau frecvența acesteia, despre eficiența acesteia sau procesul decizional, dacă au simțit că a avut valoare contribuția lor sau dacă nu s-au simțit deloc băgați în seamă și, au pierdut vremea. În orice caz, genul acesta de feedback se poate cere chiar cu simțul umorului relaxând atmosfera, de multe ori obositoare, a întâlnirilor online.

• Uneori, nu are timp toată lumea să vorbească într-o întâlnire virtuală, de aceea e foarte ușor să te simți neglijat sau să-ți propui să faci cu totul altceva, în timpul întâlnirii. De aceea,e o chestiune de respect sa asigurăm interactivitatea, măcar și prin faptul că se pot pune întrebări pe chat sau se pot face comentarii, în așa fel încât, fiecare să simtă că timpul sau este bine investit, în întâlnirea în care a fost invitat.
• Putem avea tendința să facem aceste întâlniri mult prea serioase. Dacă tot petrecem atât de mult timp în online, n-ar fi rău să ne mai și întrebăm unii pe ceilalți cum ne simțim, cum ne merge și cum este ziua și să începem și să finalizăm aceste întâlniri din fiecăruia posibilitatea să se exprime și să valideze ca luat ceva valoros din acea întâlnire. Dacă ne-am concentra să fim puțin mai productivi in felul în care vorbim, pe parcursul întâlnirii, am putea găsi ușor 10 minute economisite pentru check-in și verificare la final a acordului la care se ajunge.
• În întâlnirile online este cel mai ușor să aplici ”leadershipul distribuit”… Adică rolul de facilitare și conducere al ședinței să nu fie neapărat a liderului formal. Am putea bagateliza ideea de distribuție a rolului de leadership, însă pentru foarte mulți este o punere în situație extrem de puternică și poate conduce la accelerarea abilităților de vorbire în public, de structurare a informației, de ghidare către o decizie și o concluzie… Abilități pe care poate altfel nu au cum să-și antreneze în activitatea lor de zi cu zi.
• O regulă fundamentală ar fi faptul că lucrăm cu camerele de luat vederi deschise. Știu că, uneori colegii din IT, ne sugerează că tehnologia nu este suficient de puternică să susțină lucrul cu camera deschisă și chiar ne încurajează să folosim doar expunerea pe ecran a unor documente și să vorbim pe baza lor. Realitatea este că, lipsa comunicării nonverbale, în momentul în care nu ne vedem unii cu ceilalți, creează creierului nostru dificultăți de asociere și de traducere corectă a mesajelor. Auzim informația însă nu putem asocia întotdeauna corect cu emoția care însoțește mesajul și acest lucru afectează lucrul în echipă și relațiile interumane deoarece se pot crea confuzii și se pot face presupuneri care se altereze procesele decizionale. Insituația telemuncii, nu ne putem baza pe informațiile obișnuite pe care le avem despre sentimente și emoții: gesturi și expresii faciale…
• Și un aspect extrem de important: siguranța psihologică… Evident că și în întâlnirile față în față e nevoie să controlăm felul în care dăm feedback de față cu ceilalți sau comentăm contribuțiile colegilor. Lucrul la distanță nu ne ferește de aceste aspecte, însă este nevoie să fim atenți la un aspect foarte subtil… Faptul că ne vedem mai rar față în față și ne întâlnim mai ales în mediul online distanțează relațiile colegilor și atenuează sentimentul de familiaritate și apartenența. Oamenii se simt mai izolați și aceleași comentarii care altădată ar fi putut fi dezamorsate printr-o glumă sau prin comunicarea completă pe care oferă faptul că suntem aproape, în mediul online efectul poate fi mult mai grav, oamenii se pot simți expuși într-un fel care să le atace stima de sine și încrederea în propria persoană și, vor fi mai puțin tentați să exprime ceea ce simt. Efectul este că ne scade implicarea și dorința de participare și contribuție.
• Și nu în ultimul rând, regula fundamentală pentru orice fel de întâlnire inclusiv pentru cea online: zâmbiți și permiteți oamenilor să lucreze relaxat și să le facă plăcere să vă vadă!

Citește și: Cărți (și) pentru vacanță – de minte și de suflet

Madi Rădulescu, MCC, MBA, Managing Partner MMM Consulting. Este un facilitator, trainer și coach de echipă experimentat care adună peste 25 ani de experiență de lucru cu leaderi în companii mari, multinaționale. De peste 13 ani este coach executiv și în 2019 i-a fost acordat premiul Gold Coach Award conform Romanian L&D Industry, survey la care au participat peste 570 manageri și specialiști de resurse umane.  

Este pasionată de dezvoltarea leaderilor, de impactul pe care îl poate crea dând acestora acces la perspective multiple, la propriile resurse, sprijinindu-i să iși asume rolul cu încredere întelegându-și propriile valori și credințe. A obținut multiple certificări de coaching, management și leadership, este membru ICF – MCC – Master Certified Coach, cea mai înaltă acreditare globală, consultant certificat pentru metodologiile Persona Global și PerformanSe și a derulat proiecte în multe țări Europene.

Este și soție, și are o fiică. Pasionată de călătorii, îi place să descopere obiceiurile altor culturi. Deviza după care se ghidează este: „Fii mereu cu mintea și cu inima deschise, învață continuu și viitorul se va arăta plin de șanse și oportunități.”

Puteți află mai multe informații despre Madi Rădulescu de pe site-ul ei.