Multitasking în era vitezei sau mindfulness 

Una dintre temele frecvente în conversațiile de coaching este cea a faptului că am avea nevoie sa dilatăm timpul…„Dacă aș avea mai mult timp…” Presiunea resimțită din lipsa de timp sau dată de sentimentul că timpul se scurge prea repede pentru „câte lucruri mai am de făcut…” deschid calea către multitasking.

Multitasking și mindfulness sunt concepte distincte, ambele fiind relevante în gestionarea timpului și a atenției personale. În definiție, multitasking înseamnă executarea simultană a mai multor sarcini. Mindfulness este o stare de conștientizare și atenție, în care o persoană este complet prezentă în momentul respectiv. Foarte dificil de atins această stare în dnamica operațională zilnică, recomandările psihologilor sunt de a deprinde o disciplină a practicării mindfulness-ului, zi de zi, la diverse intervale de timp pentru reîncărcarea bateriilor sau, mai pragmatic, practica ascultării reflective și a prezenței chiar în timpul unor activități obișnuite în viața și în munca noastră. Mă refer la a fi prezent și a asculta atunci când familia, prietenii sau colegii au ceva important și relevant de împărtăși și de discutat cu tine fără a te lăsa distras de diverse elemente de mediu (telefon, e-mail, televizor etc.). 

Ce ne duce în zona de multitasking

Până la un anumit nivel de la care începe să facă rău, pentru mine, multitaskingul este o alegere. Ne dă posibilitatea să asumăm mai multe responsabilități și permite o anumita economie de timp.

Citește și: Cum alegem un lider? Noua ordine organizațională

O mamă cu un copil mic știe foarte bine ce înseamnă să faci mai multe lucruri în același timp și să ai atenție distribuită. În trafic, nevoia de atenție distribuită este mare și de aici nevoia de a nu face mai multe lucruri în același timp dat fiind riscurile. Chiar și în condiții de risc major, oamenii aleg să facă mai multe lucruri în același timp. Din ce motiv?

Lipsa conștientizării sau cunoașterii efectelor

Multitaskingul este posibil pentru perioade limitate de timp și pentru un anumit tip de sarcini fără complexitate majoră. Când devine un obicei, acesta crește riscul de erori (de la erori mărunte la unele gafe care pot avea consecințe neplăcute sau chiar riscuri), crește oboseala mentală și reduce capacitatea de concentrare.

Sunt multe cercetări care arată că multitasking-ul poate duce la o reducere a eficienței și a productivității. Creierul uman nu este proiectat să se concentreze pe mai multe sarcini complexe simultan, ceea ce duce adesea la o îndelungată perioadă de reinstalare a atenției. În timp au fost efectuate diverse studii care arată că scăderea eficienței poate fi de până la 40% (verificăm mail în timpul întâlnirilor sau ședințelor, ne deconectăm de la subiect, pierdem detalii care ulterior duc la dificultăți în comunicare etc.). Fără o practică conștientă a monotasking-ului, pierdem din întreruperi și din schimbarea prea rapidă a focusului până la 2 ore pe zi. Din cele 8, adică 25%. Cum să n ai sentimentul că zboară timpul pe lângă tine?

Multitasking-ul poate afecta negativ capacitatea de a memoriza informații. Când creierul își îndreaptă atenția asupra mai multor sarcini, aceasta poate interfera cu procesarea și stocarea informațiilor, pentru a evita erori necesită reverificarea anumitor aspecte, creează nevoia de a reface și scade sentimentul de siguranță asupra rezultatului. Fie ne activează nevoia de control peste măsură fie ne scade încrederea în forțele proprii și în calitatea soluțiilor pe care le dăm. 

În timpul multitaskingului pare că sunt doi neurotransmițători care ne conduc activitatea cerebrală: dopamina și cortizolul.

Citește și: Puterea şi rolul vulnerabilităţii în leadership

Dopamina este implicată în recompensă și motivație. Activitatea sa poate crește în timpul multitasking-ului, mai ales atunci când realizăm sarcini care ne oferă satisfacție. De aceea suntem și atât de tentați să ne angrenăm în sarcini multiple.

Cortizolul, cunoscut ca fiind „hormonul stresului”, poate crește semnificativ în timpul multitasking-ului. Astfel putem avea o percepție crescută a stresului care ne scoate din fereastra de performanță optimă, reduce eficiența și scade reziliența. Dacă multitaskingul devine un obicei și noi nu avem mecanisme de re-energizare, deconectare, de prezență și focus asupra temelor importante, efectul nivelului de cortizol ridicat devine un efect negativ asupra sănătății fizice și mentale: probleme cu somnul, creșterea nivelului de anxietate, afectarea sistemului imunitar și creșterea riscului de afecțiuni cardiace. Mai mult, multitasking-ul prelungit poate duce la o adaptare deficitară la schimbări și la nevoia de învățare continuă afectând capacitatea de a răspunde eficient la stres.

Inabilitatea de a răspunde presiunii percepute și ducerea acesteia într-o zonă în care stresul este prea mare ca să mai acționezi complet rațional

Presiunea vine din exterior (cerințe multiple, reprioritizări, schimbări neplanificate, o multitudine de stiluri de interacțiune etc.) iar stresul este interior, fiind răspunsul nostru la presiuni.

În condiții de presiune, multi-taskingul poate veni ca o reacție pe trei direcții. 

1. Este o „cale de fugă”, dopamina îți dă sentimentul că faci mai multe odată și sentimentul puterii că vei reuși. Ești în priză. Ai atât de multe de făcut încât mixul de activități crează falsul sentiment al progresului.
2. Tentația, efectul FOMO (fear of missing out), de a fi mereu la curent, sentimentul că auzi în timp ce scroll-ezi, că poți fi atent și poți prelua mesaje de calitate ridicată din mai multe surse, cu mai multe simțuri, faptul că poți pune cap la cap cu ușurință informație multiplă. Asta chiar se poate într-o oarecare măsură. Problema este când devine un abuz și când, ascultarea activă întreruptă duce la consecințe nedorite pe care nu le poți estima.
3. Amânarea temelor cu adevărat importante pentru că nu ai claritate, te gândești la soluție în timp ce faci alet multe marunțișuri în paralel, o altă formă de multi-tasking care te duce la limita termenlor când presiunea soluționării devine prea mare și crează panică.

Ce căi avem de a deprinde un mod de management eficient al fenomenului de multitasking

O temă de reflecție este ce anume reprezintă o presiune pentru tine, ce tip de criterii de prioritate te-ar ajuta să selectezi și să prioritizezi corespunzător, care sunt acele activităși care au nevoie de prezență și concentrare și pentru care este nevoie să blochezi timp dedicat în calendar fără multi-tasking.

Creierul uman are o mare capacitate de adaptare și poate învăța să gestioneze mai multe activități, dar eficiența rămâne un punct discutabil. Desigur, deprinderea unor tehnici simple de management al timpului este recomandată dar eu aș spune ceva mai simplu: să ne împrietenim cu calendarul mai degrabă decât cu emailul sau telefonul și social media.

Calendarul poate fi oglinda perfectă pentru ferestrele obligatorii de focus, inclusiv momentele de mindfulness pe care le poți include în acest taboul, timp personal, timp de socializare, timp de lucru în echipă. Acest timp blocat este o metodă foarte bună de a stabili frontiere sănătoase cu cei din jur, securizând acest timp care să fie dedicat unui singur subiect. În acest fel poți crește concentrarea și claritatea mentală, poți reduce anxietatea legată de rezultate, poți crește eficiența finalizând mai rapid ce aveai de făcut și poți fi mai mulțumit.

Alegerea între multitasking și mindfulness? Depinde de context și de prioritățile personale și probabil fiecare are nevoie să găsească un echilibru personal.

Citește și: De la idee, la implementare: cum ar putea deveni inovarea parte din viața noastră zi de zi? Și de unde vine rezistența la ideile noi?

Madi Rădulescu, MCC, MBA, Managing Partner MMM Consulting. Este un facilitator, trainer și coach de echipă experimentat care adună peste 25 ani de experiență de lucru cu leaderi în companii mari, multinaționale. De peste 13 ani este coach executiv și în 2019 i-a fost acordat premiul Gold Coach Award conform Romanian L&D Industry, survey la care au participat peste 570 manageri și specialiști de resurse umane.  

Este pasionată de dezvoltarea leaderilor, de impactul pe care îl poate crea dând acestora acces la perspective multiple, la propriile resurse, sprijinindu-i să iși asume rolul cu încredere întelegându-și propriile valori și credințe. A obținut multiple certificări de coaching, management și leadership, este membru ICF – MCC – Master Certified Coach, cea mai înaltă acreditare globală, consultant certificat pentru metodologiile Persona Global și PerformanSe și a derulat proiecte în multe țări Europene.

Este și soție, și are o fiică. Pasionată de călătorii, îi place să descopere obiceiurile altor culturi. Deviza după care se ghidează este: „Fii mereu cu mintea și cu inima deschise, învață continuu și viitorul se va arăta plin de șanse și oportunități.”

Puteți află mai multe informații despre Madi Rădulescu de pe site-ul ei.