Productivitatea personală – Scop, asumare și drag de viața ta

Navigăm pe un canal îngust al productivității… Citeam zilele trecute un studiu făcut de o companie specializată în aplicații de monitorizare a activității lucrative și de optimizare a timpilor pentru diferite operațiuni, care ne dă, pe baza răspunsurilor anonime oferite de angajați din diferite domenii, o imagine care poate părea îngrijorătoare: suntem productivi 2 ore și 43 minute într-o zi de muncă! Restul? Ce se întâmplă cu restul timpului? Inițial, rezultatul m-a surprins. Apoi, dând un pas în spate am realizat că sunt foarte multe motive pentru care nu ne menținem productivi și, în același timp, sunt foarte multe soluții de a crește în această arie, mai ales în epoca muncii hibride.

Unde se pierde productivitatea?

O primă întrebare este dacă facem distincția între a fi eficienți, sinonim cu a fi productivi și eficace, un termen mai puțin folosit în limba română, însă prezent în dicționarele de management care ne spun că uneori putem fi foarte eficienți în a face lucrurile “greșite”, adică nu suntem eficace. De aceea, ne confruntăm de multe ori cu situații în care trebuie să o luăm de la capăt, să revizuim direcția inițială pentru că am pornit cu râvnă și elan dar, pe drumul greșit.

O mare parte din productivitatea noastră se pierde pentru că facem foarte multe presupuneri și nu verificăm întregul context în momentul în care ne apucăm de treabă. În afară de pierderea productivității, presupunerile pe care le facem fără a avea un dialog real cu cei cu care lucrăm, afectează din mai multe perspective cultura echipei: se poate crea recepția unor favoritisme și a împărțirii diferite a sarcinilor, ceea ce poate conduce la o cultură toxică, inclusiv la apariția resentimentelor. Nimic mai neproductiv decât să risipești energia oamenilor lăsându-i să plutească într-o masă de gânduri negative în legătură cu modul de împărțire a muncii și a timpului lor. Presupunerile pe care le facem despre existența anumitor resurse sau informații influențează direct productivitatea prin faptul că ne împiedică să facem pași înainte. De foarte multe ori, apare amânarea sau blocajul deoarece scenariile care ni se perindă prin cap generează mai degrabă temeri decât motivația de a te implica și de a merge înainte.

Site-ul Timedoctor.com ne oferă și câteva cifre relevante în legătură cu locurile în care se pierde productivitate. De exemplu, cifrele arată că deși regula lui Pareto 80 – 20 este dovedită și susținută științific, foarte puțini dintre noi o urmăm în momentul în care decidem cum să ne folosim timpul: căutăm o aparentă eficiență în defavoarea eficacității și ne concentrăm majoritatea timpului în activități care nu generează neapărat valoare pentru obiectivele cele mai importante pe care le avem. Din ce motiv? Poate fi lipsa de focus sau lipsă de claritate pe un obiectiv important, dar mai puțin bine definit. Poate fi sentimentul că este dificil și încă nu este clar cum dorim să procedăm. Poate este confortul și este tentația de a începe cu lucrurile pe care le stăpânim mai bine sau care par mai simplu de făcut. Uneori, pur și simplu așa se întâmplă, apar și vin către noi tot felul de urgențe pe care nu avem puterea să le declinăm sau care par, în acel moment, de maximă importanță. Totul pe baza unor evaluări subiective sau a felului în care cedăm presiunii de moment.

Munca neîntreruptă crează oboseală, de aceea este recomandat ca la fiecare oră și jumătate să luăm o scurtă pauză măcar pentru a ne dezmorți picioarele sau a lua gură de aer curat. Cifrele arată însă că pauzele, mai ales în momentul în care lucrăm alături de colegi, la birou, se pot prelungi sau se pot repeta deoarece nu toată lumea ia pauză în același timp, ești invitat și e foarte tentant să mergi la o cafea… Întreruperile neplanificate și pauzele, faptul că pierdem timp căutând pe net diverse lucruri, mesaje pe WhatsApp sau cumpărături online adună până la trei ore, în fiecare zi, de timp neproductiv. Practic studiul arată că un angajat este cu adevărat productiv circa 2 ore și 43 de minute în fiecare zi de lucru. Atât de puțin. Dacă urmăriți timpul de ecran pe telefon sau pe tabletă veți constata că o medie relativ obișnuită a unui adult este de peste două ore pe zi. Uneori chiar trei. 

Multi-taskingul este o sursă importantă de pierdere de productivitate pentru că ne amăgim cu ideea că putem face mai multe lucruri odată. Concentrarea pe o singură activitate poate reduce timpul alocat acesteia cu până la 30 la sută.

Aceleași studii arată că circa 40 la sută dintre oameni nu au făcut niciodată un audit al felului în care își petrec ziua lucrătoare pentru a putea reflecta la ceea ce-i face să piardă timp și energie și să găsească soluții de creștere a productivității. 

Aceeași sursă menționează faptul că antreprenorii și managerii pierd peste 40 la sută din timpul lor productiv în care ar putea lua decizii și în care ar putea să se implice în aspecte importante pentru business-ul lor. Dacă ne uităm din celălalt unghi, petrec practic doar o treime din timpul lor concentrându-se cu adevărat pe activități productive legate de firmă sau de departament. Restul sunt întreruperi, decizii care ajung la ei, deși ar putea să fie luate în altă parte în organizație.

Aceștia sunt factori relativ universali care ni se aplică tuturor. În plus, România are una dintre cele mai mici productivități la nivelul Europei și asta și din cauza faptului că nu ne educăm de mici în legătură cu disciplina muncii și rigoarea unui program. Practicile de creștere a productivității aplicate în organizații se concentrează mai degrabă pe optimizarea de procese și simplificare. Toate acestea sunt utile și, evoluția tehnologiei informației ajută categoric la automatizarea foarte multor munci de rutină care, vor crește productivitatea per ansamblu. Cu toate acestea, sursa primordială a productivității stă în efortul individual de a crea obiceiuri de muncă și de viață productive.

Citește și: Cărți (și) pentru vacanță – de minte și de suflet

Mindsetul productiv

„Apucă-te de lucrul cel mai greu prima dată. Lucrurile simple au singure grijă de ele”

Dale Carnegie

Mentalitatea productivă este un tip de gândire care se dezvoltă pe măsură ce înțelegem care sunt lucrurile importante pentru noi și învățăm să alocăm criterii de valoare felului în care ne investim timpul. Nu înseamnă că nu continuăm să avem activități care ne plictisesc, ne obosesc sau pur și simplu nu le plac. Dar, având o mentalitate productivă abordăm genul acesta de activități cu o mult mai mare asumare și detașare, cu acceptarea faptului că ele compun caleidoscopul lucrurilor pe care le avem de făcut și, pe care le inserăm în activitățile noastre zilnice în așa fel încât mai degrabă să ne coloreze ritmul de lucru și să ajute la varietate, decât să ne reducă din energie și din productivitatea pe care o dorim.

Mi-am format, de exemplu, o rutină săptămânală de abordare a anumitor sarcini administrative într-un interval dedicat de două ore, vinerea. Și asta pentru că, sunt pregătită mental pentru a mă concentra asupra acestor lucruri în acel interval de timp și nu le mai resimt ca pe o întrerupere și ca pe o sâcâială zilnică între celelalte lucruri pe care le am de făcut.

Un alt exemplu, o colegă cu care am construit și realizat foarte multe lucruri în cei 11 ani lucrați împreună. La un moment dat, colega mea ne mărturisește că și-a propus să lucreze în fiecare zi două ore dedicate asupra unei activități care genera destul de greu rezultate însă care era foarte importantă pentru noi. Își stabilise un interval de timp între 11:00 și 13:00, când părea că este cel mai potrivit din punctul de vedere al celor cu care urma să interacționeze. A făcut asta foarte riguros timp de aproximativ două luni, proiectându-și calendarul zilnic în jurul acestor două ore și respectând rutina aceasta, cu sfințenie. Nu numai că rezultatele au început să apară dar, s-au dovedit a fi spectaculoase deoarece productivitatea extraordinară venea din faptul că era pregătită psihologic pentru acel interval de lucru și avea capacitatea să lase deoparte orice fel de alte activități și întreruperi și să se concentreze exclusiv pe acest element. 

Deci, ce este mentalitatea productivă? Este acea mentalitate pe care ne-o autoeducăm sau în privința căreia ne inspirăm de la oameni pe care îi putem observa că au obiceiuri productive în așa fel încât să-și folosească cel mai bine resursele personale de timp energie și efort.

Oamenii cu mentalitate productivă știu să ia pauze, însă le iau pentru a se re-energiza: beau multă apă, în pauză ies la aer curat și la soare, ascultă o muzică care să le facă plăcere, fac puțină mișcare chiar dacă asta înseamnă doar urcatul sau coborâtul scărilor.

Oameni cu mentalitate productivă nu își propun să facă de toate pentru toți și reușesc asta fără a refuza nepoliticos ci, mai degrabă, negociază cu ceilalți cu care trebuie să se coordoneze, cea mai bună listă de priorități comune, în așa fel încât toată lumea să-și atingă obiectivele. 

Oamenii cu mentalitate productivă învață să-și exprime asertiv și respectuos cerințele, în așa fel încât, respectând timpul și energia altora să obțină același tip de comportament reciproc. 

Și, nu în ultimul rând, oamenii cu mentalitate productivă gândesc optimist și pozitiv.