Tips & tricks pentru lucrul virtual cât mai plăcut

Cum conducem o echipă la distanță? Cu întâlniri virtuale reușite. Dacă este ușor sau dificil să lucrezi doar în online? Poate fi ușor, cu condiția să ții cont de câteva reguli.

Unul dintre cele mai obositoare lucruri în ultimul an și jumătate este permanenta prezență în ședință virtuale. Încercând să facă față cât mai bine adaptării la munca de acasă, foarte multe echipe au picat în capcana de a-și programa în calendare ședințe, legate una după cealaltă.

Tips & tricks: Lasă măcar 10 minute de pauză între două ședințe

Și instituie din asta o regulă. În afară de orice pauză fiziologică pe care ai putea să o ai, cele zece minute permit ridicarea de pe scaun și menținerea unei circulații sanguine sănătoase și a sănătății ligamentelor care, din cauza lucrului preponderent la birou conduc în timp relativ scurt la tot felul de afecțiuni ale coloanei sau ale încheieturilor și la insuficiență venoasă. În plus, mintea are nevoie să se deconecteze de la subiectul anterior și să se poată concentra la următorul. Studii științifice arată că avem nevoie de circa șapte minute pentru a ne dobândi sau redobândi concentrarea necesară pe un anumit subiect după o întrerupere. Așa cum dorim să eliminăm întreruperile nedorite care ne afectează concentrarea, în același timp ar trebui să utilizăm corect întreruperile în așa fel încât să ne dăm posibilitatea de a ne păstra productivitatea.

Citește și: Cum să îți evaluezi afacerea după vârful de pandemie: 10 abordări după care să te ghidezi

Solicită tuturor celor care au cameră la calculator să lucreze cu camera deschisă, să vă puteți vedea față în față

Cei care nu au cameră la calculator (pentru că există și astfel de cazuri) ar putea să se conecteze de pe telefon, măcar în ședințele dedicate echipei voastre, celor care nu sunt strict operaționale sau de informare și sunt ședințe în care aveți nevoie să luați decizii împreună și să vă consultați. Tot studiile științifice arată că în momentul în care ne lipsește componenta non verbală a comunicării creierului îi lipsesc surse de informație pentru a procesa corect ceea ce vine către el. Adică, este nevoie să dăm sens unei informații care vine doar pe cale orală în timp ce mintea noastră face alte lucruri (de exemplu, privește o serie de fotografii sau de inițiale din aplicația de lucru online sau, mai rău, la adăpostul lipsei de vizibilitate se ocupă de alte mail-uri și prelucrarea altor informații). În lipsa informației vizuale, creierul are parte de un proces în care confuzia și căutarea creării unui sens sunt mai mari decât capacitatea lui de a prelucra corect și de asocia emoțiile corecte ale interlocutorului. De aceea apar neînțelegeri, percepțiile, mai ales cele negative, se acutizează, oamenii fac presupuneri și în final sunt mult mai obosiți în urma comunicării online fără cameră. Folosiți, mai bine, telefonul pentru că sentimentul de apropiere este mai mare în momentul în care țineam telefonul la ureche sau ne putem mișca liber prin încăpere fără să fim blocați în fața unui ecran fără semnificație.

Dezvoltă ritualuri simple de ședință în care să dai oportunitatea tuturor să treacă în revistă felul în care se conectează la subiect și la grup

De exemplu, ai putea să folosești cele 3-4 minte de la început pentru a adresa,, pur și simplu, întrebarea: Cum sunteți astăzi? Amintiți-vă că, dacă ați fi la o ședință față în față, tot ați schimba câteva vorbe înainte, vorbe pe care avem tendința să le eliminăm în mediul online. Lipsa acestora diminuează relațiile informale și afectează sentimentul spiritului de echipă și de apartenența la grup.

Tips & tricks: Distribuie leadershipul ședinței și schimbă rutina de conducere a acesteia printr-un proces delegativ

Pe rând, fiecare membru al echipei poate conduce un subiect sau poate avea un alt rol, de exemplu o persoană care să urmărească timpul, sau care să împingă către luarea unei decizii atunci când discuția o solicită. În acest fel, fiecare poate fi conectat și poate simți că are o contribuție chiar dacă sunt și subiecte care nu-l privesc direct. Nu de puține ori, managerii cu care lucrez îmi spun că participă la ședințe la care doar ascultă și nu au nicio contribuție. Una dintre contribuții ar putea să fie să ofere o perspectivă externă asupra temei care se dezbate sau pur și simplu să aibă grijă ca cei care dezbat să nu se abată de la subiect sau să nu se piardă în detalii. Se pot economisi minute bune în acest fel și fiecare pleacă cu un sentiment de utilitate și de împlinire care menține angajamentul pe termen lung, în orice fel de echipă.

Nu chema oamenii într-o întâlnire online doar pentru a le comunica lucruri

Pentru transmiterea de informații este posibil să folosești un alt canal de comunicare, dându-le posibilitatea oamenilor să aibă distanță între ședințele lor, să poate citi și procesa informație și să nu sară dintr-o întâlnire într-alta, doar pentru a lua la cunoștință ceva. Studiile făcute în ultimii zece ani pe echipe virtuale arată că performanța echipei este direct corelată cu felul în care managerul este capabil să folosească mai multe canale de comunicare și să asocieze fiecărui scop al schimbului de informație, canalul potrivit. Abilitățile de comunicare digitală ale liderului întăresc sentimentul de încredere, pentru că oamenii simt că sunt în directă legătură la momentul oportun și nu sunt supraîncărcați și supracontrolați de către manager, prin abuzarea unui anumit canal de comunicare, mai ales cel al ședințelor online.

Tips & tricks: Folosește măcar câteva minute din întâlnire pentru un moment mai relaxat

O glumă sau ceva informal, care să înlocuiască nevoia de comunicare informală pe care nu o mai acoperă lucruri de la distanță. Ne aducem aminte acum circa un an și jumătate când foarte multe echipe își formaseră întâlniri cu scopul de a vedea un film împreună sau de a bea un pahar de vin vineri seara în mediul online, da a-și bea cafeaua de dimineață împreună, la distanță, sau de a face ora de yoga. Din păcate, aceste obiceiuri s-au diluat în timp pentru că sunt cumva artificiale și după ce ne-am obișnuit cu lucrul de la distanță am revenit la obiceiul de a rămâne mai mult singuri în spațiul nostru de trai și în spațiul de lucru. Însă echipă închegată nu se poate menține fără momente informale pentru că acestea creează familiaritate personală și menține nivelul de încredere, favorizând menținerea unei familiarități profesionale care permite învățarea și menținerea performanței în timp. În astfel de situații informale oamenii află unii despre ceilalți tot felul de aspecte legate de proiecte și de munca lor care reprezintă cunoașterea comună, esențială în felul în care funcționează munca noastră astăzi.

Citește și: Cărți (și) pentru vacanță – de minte și de suflet

Limitează prezența online la maxim trei ore legate

După acestea, este nevoie de măcar o oră o oră și jumătate de pauză pentru a reduce oboseala de ecran acumulată. Sunt companii care deja au introdus ”vinerea fără ședință online”, în care nu înseamnă că oamenii nu se conectează, însă ei nu sunt chemați la ședințe și își pot organiza o zi întreagă, conversații unu la unu sau un spațiu de timp în care să lucreze concentrat.

Desigur putem strânge mult mai multe bune practici ale lucrului virtual. Acestea sunt câteva elemente pe care le-am întâlnit în companiile cu care lucrez și aspecte care pe mine mă ajută să pot rămâne productivă o perioadă îndelungată de timp. Lucrul preponderent virtual în ultimele 18 luni, varietatea de subiecte pe care a fost nevoie să o abordeze într-o zi a crescut foarte mult și aceasta solicită o persoană suplimentar. Lipsa de preocupări pentru structurarea muncii, mai ales acestor forumuri de întâlnire care sunt ședințele virtuale, poate conduce foarte ușor la burnout. E nevoie să ne amintim că lucrând acasă, oamenii pot avea și alte conflicte de rol: să participi la o ședință virtuală în timp ce copilul tău trebuie conectat la școala online sau are nevoie să mănânce la masa de prânz și nu ai cu cine să îl lași. Și multe alte exemple de roluri pe care le putem avea în spațiul personal în care, de-acum, și lucrăm. În timp, învățăm să facem față acestor conflicte de rol și structurăm activitatea familiei și în funcție de activitatea profesională și de întâlnirile online pe care le avem. Nivelul de stres acumulat însă este mult mai mare față de perioada în care cel puțin între 9 și 17 eram într-un spațiu dedicat doar muncii.

În munca hibridă, care cu siguranță va fi formula în care vom lucra de acum înainte, structurarea spațiului de lucru virtual și felul în care canalizam circulația informației și structurăm accesul la aceasta este pasul fundamental fără de care nu avem cum să asigurăm stabilitatea în echipele noastre și nici performanța. 

Madi Rădulescu, MCC, MBA, Managing Partner MMM Consulting. Este un facilitator, trainer și coach de echipă experimentat care adună peste 25 ani de experiență de lucru cu leaderi în companii mari, multinaționale. De peste 13 ani este coach executiv și în 2019 i-a fost acordat premiul Gold Coach Award conform Romanian L&D Industry, survey la care au participat peste 570 manageri și specialiști de resurse umane.  

Este pasionată de dezvoltarea leaderilor, de impactul pe care îl poate crea dând acestora acces la perspective multiple, la propriile resurse, sprijinindu-i să iși asume rolul cu încredere întelegându-și propriile valori și credințe. A obținut multiple certificări de coaching, management și leadership, este membru ICF – MCC – Master Certified Coach, cea mai înaltă acreditare globală, consultant certificat pentru metodologiile Persona Global și PerformanSe și a derulat proiecte în multe țări Europene.

Este și soție, și are o fiică. Pasionată de călătorii, îi place să descopere obiceiurile altor culturi. Deviza după care se ghidează este: „Fii mereu cu mintea și cu inima deschise, învață continuu și viitorul se va arăta plin de șanse și oportunități.”

Puteți află mai multe informații despre Madi Rădulescu de pe site-ul ei.