Ghidul complet al organizării unui eveniment - de la planificare până la implementare

Organizarea unui eveniment cap-coadă implică foarte multe elemente de a căror respectare ține reușita evenimentului. Mulți se sperie de complexitatea sarcinilor și apelează la profesioniști, când de fapt, dacă ții cont de niște reguli simple, vei fi surprins de cum îți vor ieși lucrurile. Sigur că stabilirea unor pași depinde și de tipul evenimentului, însă există o serie de bune practici pe care este bine să le urmezi. Îți prezentăm câțiva pași cheie necesari pentru planificarea unui eveniment de succes. 

În primul rând trebuie să stabilești scopul și obiectivele evenimentului pe care îl organizezi. Se numește plan și este ca o stea de nord care te ajută să te menții pe drumul cel bun până la final. Trebuie să răspunzi la întrebarea: De ce organizez acest eveniment și ce îmi doresc să obțin? Este important, de asemenea, să stabilești de la început ce se întâmplă dacă îți atingi, depășești, sau ratezi obiectivul. Dacă lucrezi cu o echipă, asigură-te că toată lumea înțelege scopul evenimentului. Situația aceasta îți va permite să delegi sarcini. 

Ghidul organizării unui eveniment: Stabilește tematica evenimentului și bugetul

Este necesară determinarea formatului de eveniment și a tematicii pe care o va avea. De la bun început trebuie să stabilești dacă va fi un eveniment formal sau informal. Poate fi vorba despre o conferință, o gală, un simpozion, sau un eveniment privat. 

Stabilirea bugetului pentru evenimentul tău este una dintre cele mai importante părți ale planificării unui eveniment. Crearea unui buget solid îți permite să generezi idei în cadrul unor parametri realiști. Bugetul trebuie să includă cheltuieli care țin de mai multe aspecte, cum ar fi: locul de desfășurare, mâncare și băutură, divertisment, decor, marketing. Dacă nu plătești deja pentru un software de gestionare a evenimentului, ia în considerare posibilitatea de a-l încorpora în planificarea evenimentului tău. Software-ul te poate ajuta să îți eficientizezi procesele, să economisești timp și să permiți echipei cu care lucrezi să se implice mai mult. 

În mod ideal, ar trebui să ai la dispoziție 4-6 luni pentru a planifica, dacă nu mai mult (în funcție de eveniment). Trebuie să fii atent la sărbătorile legale și religioase și să eviți perioadele de vacanță școlară (sărbătorile de iarnă, primăvară și vară). După ce ai stabilit data (și ți-ai conturat deja bugetul), poți începe imediat să stabilești personalul extern (cum ar fi furnizorii de servicii de catering) de care ai nevoie.

Creează un master plan pentru evenimentul tău. Planul general al evenimentului tău ar trebui să cuprindă toate aspectele evenimentului, inclusiv: locul de desfășurare, logistica și gestionarea cateringului, activități și divertisment, publicitate și promovare (dacă e cazul), înscrierea (înscrieri online, plăți și urmărire; înscrieri la fața locului etc.), gestionarea sponsorilor și a partenerilor.

Rezervă locul de desfășurare al evenimentului

Odată ce ai stabilit data, este esențial să rezervi locul de desfășurare cât mai curând posibil. Evenimentul tău trebuie să aibă o dată și o locație stabilite înainte de a începe să-i faci publicitate, așa că această sarcină trebuie îndeplinită cât mai devreme posibil în perioada de planificare. Ia în calcul criterii precum accesibilitatea, dimensiunea spațiului și locurile de parcare, în funcție de numărul participanților la eveniment. 

Tot acum se realizează grafica pentru invitații, urmată de transmiterea lor conform listei, cu solicitarea de răspuns la o dată care să permită centralizarea informațiilor și estimarea numărului efectiv de participanți.

De asemenea este important să te gândești la: stabilirea elementelor “ surpriză” din cadrul evenimentului, realizarea probelor de funcționare a echipamentului tehnic, la locație, întâmpinarea și înregistrarea participanților, relaționarea continuă pe parcursul evenimentului.

Citește și: Gazda perfectă: cum să organizezi un garden party

Ghidul organizării unui eveniment: Întocmește lista cu invitați

Ideal este ca lista de invitați să fie întocmită în format electronic și să conțină date complete: numele complet al invitaților și date de contact. Dacă este vorba despre evenimente corporate, trebuie menționate compania, funcția și informații despre disponibilitatea de a participa la reuniune.

Ce să faci cu 48 de ore înainte de eveniment

Cu 48 de ore înainte de marele eveniment trebuie neapărat să contactezi participanții/invitații cu un e-mail de reamintire, să verifici configurația locației și să faci o trecere în revistă a acesteia. La fel de important este să verifici prognoza meteo și să iei măsurile care se impun. Totodată este momentul să verifici furnizorii și livrările, să confirmați invitații speciali (surprizele serii) și să verificați de două ori lista de participare la eveniment.

Tot acum se verifică toate echipamentele tehnologice, un kit de consumabile (încărcătoare, prelungitoare, o trusă de urgență și o ținută suplimentară în caz că se întâmplă vreun accident cu cea pe care o purtați. 

În final, nu uita că a aduna oameni pentru un eveniment special este întotdeauna o provocare. Chiar și pentru un organizator experimentat, fiecare eveniment este unic și vine la pachet cu neprevăzutul. Ține cont de aceste sfaturi, înarmează-te cu răbdare și nu te lăsa descurajat dacă pe parcurs vei întâmpina dificultăți. 

Sursa foto: Giudebook.com