Cum trebuie să lucrăm în echipă pe timp de criză? Aflăm de la Madi Rădulescu

Madi Rădulescu ne vorbește despre cum trebuie să lucrăm în echipă în această perioadă de criză. Și despre cum trebuie să se comporte un lider într-o situațe atât de complicată ca cea de acum.

Text de Madi Rădulescu

Personal am obosit un pic. Îmi doresc să schimb dinamica și, ca voi toți, să reiau măcar parțial ritmul de viață și de lucru cu care eram obișnuită. Realizez acum că uneori mă plângeam, deși aveam flexibilitate, însă nu estimam sub nicio formă ce urma să fie acest 2020. Sunt mai mult de trei luni în care continuu să lucrez din sufrageria mea, de pe terasă atunci când cineva nu tunde iarba în apropiere, dintr-o cameră în care am încropit un soi de birou ținându-mi laptopul pe un teanc de cărți ca să am o poziție bună atunci când am webinarii. Deși lucram și în trecut acasă, nici măcar eu cu profesia mea liberală nu am fost sută la sută pregătită pentru ce a urmat după jumătatea lui martie.

A fost agitația de început în care am reacționat, am făcut calcule, am încercat să ne punem într-un nou format de activitate… Ce pot spune acum este că ne-am așezat chiar confortabil într-o nouă rutină. Am învățat să comunicăm altfel, să ținem legătura altfel, să ne vedem mai rar, să vorbim mai punctual. Am învățat multe în ultimele luni despre cum este să lucrezi de unul singur văzându-te arareori cu colegii tăi. Ne-am așezat confortabil în papuci de casă, am investit dacă a fost nevoie mai degrabă în haine lejere, ne-am împachetat între timp cizmele ca să trecem direct la papuci de plajă, una peste alta, am schimbat culorile anotimpurilor fără să ne dăm seama, fiind atât de ocupați să ținem afacerile noastre pe linia de plutire și sperând că noi toți vom avea de lucru la toamnă, ne vom menține echipele la un nivel de sănătate mentală decent, vom putea menține coeziunea echipelor noastre și entuziasmul pe care l-au avut de atât de multe ori în proiectele făcute împreună.

Ce reușește să rămână sănătos și ce nu în echipele noastre în această perioadă e o întrebare la care vă invit să încercăm să reflectăm.

O echipă sănătoasă are trei arii mari pe care un lider trebuie să le aibă în vedere. Scopul echipei, procesele acesteia – felul în care comunică și colaborează – și relațiile din cadrul echipei. Le voi explicita pe rând, având și exemplele mele personale, și exemple pe care le-am cules din companiile cu care lucrez.

Madi Rădulescu despre scopul unei echipe

Nu mă refer aici la scopul de business, funcțional – ci acel sens care dă valoare.

Mă gândesc la felul în care reușim să ne menținem noi înșine, ca lideri, moralul ridicat, să încercăm să conturăm planuri de viitor sau pur și simplu să ne vedem cu colegii virtual într-un cadru mai informal.

Am realizat în această perioadă cât de important este să ai acel scop, să-ți recunoști acea vocație pentru care faci ceea ce faci, am înțeles pe deplin ideea de a avea în echipa ta oameni care sunt acolo pentru că vor și nu pentru că trebuie. În plină criză sanitară și cu perspectiva unei crize economice care nu știm cum ne va lua pe sus, dacă nu știi de ce ești într-o echipă, de ce ai ales o anumită companie și de ce faci ceea ce faci, este foarte dificil să-ți menții motivația și moralul ridicat. Și asta pentru că un nivel ridicat de anxietate ne face pe toți mai critici, mai puțin capabili să vedem diferite perspective sau o plajă bogată de opțiuni, în căutarea soluțiilor. Face parte din natura umană. Lipsa perspectivei și îngrijorarea ne activează toate vocile negative, voci care vin să confirme toate scenariile prăpăstioase sau critice pe care le facem.

Un element important pe agenda liderilor în această perioadă ar fi să reconecteze echipa pe care o conduc la acest scop, la contribuția pe care echipa o are pentru clienții lor, pentru companie în ansamblu.

Este dovedit prin cercetări că a avea un scop bine definit îți menține un nivel ridicat de optimism și speranță. Cei care conduc echipe sunt oameni și au și ei momentele lor de îndoială, de oboseală sau de lipsă de perspectivă. Însă, lucrând numai de la distanță sau în mare măsură de la distanță, devine o responsabilitate suplimentară pentru cei care conduc să arate un grad scăzut de negativism, să-și mențină un optimism informat și să arate încredere în companie și în ceea ce compania poate face pentru clienți și pentru angajați. Iar dacă are momente în care nu crede în capacitatea companiei, ei bine, liderul acesta ar face bine să vorbească mai întâi cu propriul șef, cu superiorii lui și să discute aceste îngrijorări și îndoieli, să le clarifice și să se încarce cu o doză bună de înțelegere a situației de fapt. Spun asta pentru că, dacă dorește să fie autentic în comunicarea cu propria lui echipă e bine să-și aducă aminte că lipsa de autenticitate și transparența se văd imediat, și se simt imediat.

Gestionarea propriilor semne de întrebare este obligatorie în relația cu echipa pe care o conduci mai ales în vremuri tulburi. Altfel ea se transmite multiplicat în echipă și efectele pot fi dezastruoase: demotivare, scăderea nivelului de angajament și a sentimentului de atașament față de echipă și companie. Iar dacă oamenii nu-și găsesc un sens în locul în care muncesc, ei bine, ei îl vor găsi în altă parte. Fie își văd de viețile lor fără să plece din companie însă nu se mai concentrează atent la ceea ce au de făcut fie, caută efectiv să plece și acceptă prima oportunitate care pare atractivă.

Pe lângă toate bătăile de cap pe care ni le aduce această perioadă probabil că fluctuația de personal e ultimul lucru pe care vi-l doriți.

Madi Rădulescu despre procesele echipei – comunicarea și colaborarea

Acum câteva luni nu ne gândeam că lucrul la distanță va deveni noua normalitate.  Se discută deja, după experiența acestor ultime luni, că școala se va putea face în mare măsură de la distanță. Companii care negociau două, trei zile pe lună de lucru de acasă acum extind perioada aceasta până în septembrie sau poate până la finalul anului și nu mai pare nimic dificil.

De fapt, în toată această perioadă, s-au făcut progrese enorme în modalitatea de colaborare de la distanță cu toate că este dificil și obositor, și mulți resimțim dorința de a fi, din nou, cot la cot în birou alături de colegii noștri. Chiar și alături de cei pe care nu-i simpatizam prea mult.

Procesele de comunicare și colaborare în echipă au câștigat mult în aceste ultime trei luni. Să ne uităm doar la disciplina legată de punctualitatea întâlnirilor și ședințelor virtuale pe care le avem. Pe măsură ce trece timpul, inclusiv la webinariile pe care le susțin, cei care întârzie câte un minut sunt din ce în ce mai puțini. Pe de altă parte, și cel care organizează întâlnirea trebuie să fie extrem de disciplinat cu timpul și să obțină tot ce poate din intervalul în care este conectat cu colegii săi deoarece, de multe ori, oamenii sar dintr-o întâlnire online în alta. Nu numai că deranjezi fluxul lor de productivitate, dar le iei șansa de a avea măcar cinci sau zece minute de pauză, uneori o pauză biologică de care nu se pot lipsi.

Deci, să punem punctualitatea la capitolul câștiguri. Un alt câștig pare a fi faptul că oamenii au început să spună cu mai multă asertivitate că pot sau nu pot participa la o anumită întâlnire, fără să mai accepte să meargă la absolut toate ședințele la care sunt invitați pentru că, pur și simplu, în acest fel le dispare în totalitate timpul în care ar putea munci sau timpul în care ar trebui să se ocupe prin casă de copii sau de alți membri ai familiei care, sunt și ei în această perioadă acasă.

Dacă ar fi să invit liderii să gândească cu atenție pentru următoarele luni un aspect legat de procesele de comunicare și colaborare, acesta este structura zilei de lucru și necesitatea anumitor ședințe online la care sunt invitați membrii echipei lui. Am amestecat foarte mult timpul personal cu cel de lucru în această perioadă și șansa ca oamenii să ajungă în burnout este ridicată. Stabilirea unor reguli în legătură cu aceste întâlniri online devine obligatorie. De exemplu, se poate decide că nu se organizează niciun fel de ședință în intervalul 12.30 -14.00 sau alte reguli de acest tip care să-i susțină pe oamenii din echipă într-o disciplină cât decât sănătoasă a vieții lor.

Un aspect care preocupă pe mulți este coeziunea echipei. Am susținut de curând un workshop despre managementul schimbării și reziliența de care avem nevoie pentru a trece cu bine și pentru a ne adapta la această nouă situație. Nu este o schimbare obișnuită; frica și preocuparea majoră pentru a ne păstra sănătoși ne-a ținut pe fiecare în situația de a respecta cerințele izolării și a lucrului de la domiciliu. Un timp. Oamenii au depus eforturi mari pentru a se adapta, a face față și a livra rezultate cat mai aproape de o perioadă obișnuită.

Pe măsură ce trece timpul începem să ne raportăm diferit la ceea ce se petrece, sunt din ce în ce mai multe voci care alimentează scepticismul oamenilor despre măsurile de siguranță care s-au impus până acum.Apare posibilitatea ca oameni din echipă să aibă deja vederi diferite în privința felului în care vom urma să lucrăm și a motivației reale pentru care ar trebui să continuăm să lucrăm numai de acasă sau să ne prezentăm la serviciu.

Aici este un aspect, foarte important și delicat în același timp, care ține de comunicarea în timp de criză. Liderii sunt invitați să fie foarte atenți la ce fel de mesaje transmit și să rămână loiali folosirii unor informări oficiale în legătură cu evoluția sau cu efectele crizei Covid. Ne uităm la exemple publice precum președintele Braziliei sau alți conducători care au transmis, și în societatea românească, mesaje ambigue, confuze, sau care au dus la demobilizarea oamenilor în a respecta disciplina necesară, renunțând la mască sau la distanțarea socială. Indiferent de ce ați putea crede sau susține în spațiul vostru privat, în calitate de lider al unei echipe este nu numai sănătos, este o cerință să protejezi membrii echipei și să îi îndrumi către a fi cât mai riguroși în păstrarea regulilor de protecție împotriva Covid. Dacă în echipa voastră vor apărea cazuri de îmbolnăviri datorate unei atitudini prea lejere față de respectarea acestor reguli, vă puteți imagina ce efect va avea acest eveniment neplăcut asupra moralului întregii echipe. O temere în plus se va putea adăuga față de toate cele ce au fost acumulate în ultima vreme.

Citește alt text scris de Madi Rădulescu pentru LIFE.ro: Munca de acasă sau … mai bine nu?

Mai sunt câteva aspecte la acest capitol. Unul foarte important, pentru a menține procese fluide de lucru la nivelul echipei, este comportamentul decizional al liderului. Nu prea mai e vreme să stai pe gânduri. Oamenii așteaptă decizii rapide, clare, comunicate cu transparență.

Un comportament foarte sănătos este cel legat de definirea și redefinirea rapidă a priorităților. Sunt foarte multe aspecte care au putut fi complet eliminate sau au trebuit eliminate în această perioadă. A face ceea ce este cu adevărat esențial poate fi un mare câștig al acestei perioade cu condiția ca aceste priorități esențiale să fie aliniate la nivelul echipei.

Mai dați decizia din mână și creați autonomie reală în echipă. Dacă reușim să funcționăm de atâta timp de acasă probabil că oamenii au un nivel de autonomie suficient pentru a face lucrurile să se întâmple.

Mai sunt uneori necesare și mici compromisuri între urgent și important, între supraviețuirea de azi și succesul de mâine. Între indicatorii care trebuie cosmetizați pe următoarele șase luni și investiția în oameni pe termen lung la care nu trebuie renunțat.

Relațiile în echipă

Oamenii pot avea unele relații dificile la muncă și cu și fără pandemie. Nu vorbim prima dată despre conflicte în echipă sau despre alte situații tensionate. Ce este diferit în toată această perioadă este că, într-un fel, poate conflictele deschise s-au mai atenuat, oamenii au fost mai solidari și mai deschiși să se asculte și să colaboreze. Cel puțin asta aud că se întâmplă în majoritatea echipelor cu care lucrez. Este un prim beneficiu al îmbunătățirii relațiilor în echipă. O să se mai întâmple un fenomen la care liderii trebuie să acorde atenție: unele situații tensionate nu au dispărut. S-a atenuat doar nivelul de zgomot. Ba chiar pot deveni mai periculoase aceste situații pentru că, dacă nu sunt mediate cu atenție, distanța poate accentua lipsa de comunicare și sentimentul că nu ești în locul potrivit.

Important în această perioadă este să fie pe lista voastră de priorități cultivarea sentimentelor de compasiune și empatie. Dacă vorbeam și înainte de criză de empatie în mediul de afaceri, subiecte precum compasiunea și solidaritatea nu erau atât de des pe buzele noastre. Ei bine, când lucrezi din sufragerie cu doi copii mici acasă dacă nu ai puțină solidaritate din partea colegilor și înțelegere în privința provocărilor tale, poate deveni foarte frustrant.

Valori precum generozitatea, sprijinul reciproc, înțelegerea și ascultarea nu mai sunt termeni care dau bine prin diferite evenimente de companie. Sunt realitatea de care avem nevoie.  Și, atunci, mă întreb ce fel de lider ar fi acela care propovăduiește aceste lucruri fără să le facă?

Poate e un moment bun să ne gândim la relația noastră cu greșelile. Mi-e imposibil să cred că în această perioadă nu au apărut greșeli dintr-o comunicare mai puțin clară, din lipsa de coordonare imediată sau alte motive.

Un comportament extrem de sănătos pentru un lider în această perioadă, care dezvoltă relațiile între el și oamenii lui și care ajută și la relații bune între aceștia este feedback-ul. Personal aș invita să scoateți din sertare și să vă reamintiți toate workshopurile despre feedback-ul situațional și despre modalitatea asertivă de a explica ce apreciați, ce progrese s-au făcut și desigur și ce ar putea face mai bine oamenii voștri, la care ați fost vreodată. Însă nu uitați că susținerea, când suntem toți la mare distanță, e mai importantă decât critica.

Și încă o oportunitate cu care aș dori să închei: aveți probleme în legătură cu managementul talentelor înainte de această criză? Ce bună șansă să vă uitați cu atenție la felul în care s-au descurcat oamenii din echipa voastră și să vedeți liderii din linia a doua. Aceia pe care îi puteți pune în valoare și cărora le puteți delega foarte multe dintre lucrurile care vă țin câte 12 – 14 ore pe zi în fața calculatorului. În continuare, managerii lucrează mult și acesta cu siguranță nu este un comportament sănătos nici în criză și nici în afara ei. Ai grijă de tine, menține-ți energia și pozitivismul, încarcă-ți bateriile alături de prieteni sau de familie, fă ceva sport și încearcă să dormi bine. Pare simplu și de bun simț. Ei bine, cât de simplu pare pe atât de greu este să menții această disciplină. Aceste comportamente denotă reziliență, esențială pentru o revenire rapidă în momentele grele și pentru a putea fi capabil să ții alături de tine o echipă productivă și motivată e nevoie să le fii exemplu.

Madi Rădulescu, poveste de leadership cu parfum interbelic și antreprenoriat în vremea mineriadei

Madi Rădulescu, PCC, MBA, Managing Partner MMM Consulting. Este un facilitator, trainer și coach de echipă experimentat, care adună peste 25 ani de experiență de lucru cu leaderi în companii mari, multinaționale. Activează de peste zece ani în calitate de coach executiv, iar în 2019 i-a fost acordat premiul Gold Coach Award în urma sondajului Romanian L&D Industry Survey la care au participat peste 570 de manageri și specialiști de resurse umane.

Este pasionată de dezvoltarea leaderilor, de impactul pe care îl poate crea dând acestora acces la perspective multiple, la propriile resurse, sprijinindu-i să își asume rolul cu încredere prin înțelegerea propriilor valori și credințe. 

A obținut multiple certificări de coaching, management și leadership, este membru ICF, consultant certificat pentru metodologiile Persona Global și Performan Sesi, a derulat proiecte în multe țări europene.

Este și soție, și are o fiică. Pasionată de călătorii, îi place să descopere obiceiurile altor culturi. Deviza după care se ghidează este: „Fii mereu cu mintea și cu inima deschise, învață continuu și viitorul se va arăta plin de șanse și de oportunități”.

Puteți află mai multe informații despre Madi Rădulescu de pe site-ul ei.