Cum să-ți îmbunătățești abilitățile de comunicare și să obții succes în afaceri

Capacitatea unui lider de a comunica clar și eficient cu angajații, în cadrul echipelor și în întreaga organizație este unul dintre fundamentele unei afaceri de succes.

Și în mediul de afaceri complex, și în evoluția rapidă de astăzi, cu sute de instrumente de comunicare diferite, echipe complet sau parțial la distanță și chiar echipe multiculturale care acoperă mai multe fusuri orare, comunicarea eficientă nu a fost niciodată mai importantă sau mai provocatoare.

Astfel, abilitatea de a comunica ar putea fi cea mai critică abilitate a unui manager.

Vestea bună este că aceste abilități pot fi învățate și chiar stăpânite.

Aceste opt sfaturi te pot face să afli cum să-ți îmbunătățești abilitățile de comunicare și să obții succes în afaceri:

1. Fii clar și concis

Comunicarea se referă în primul rând la alegerea cuvintelor. Și când vine vorba de alegerea cuvintelor, mai puțin înseamnă mai mult.

Cheia unei comunicări puternice și persuasive – indiferent dacă este scrisă sau vorbită – este claritatea și, atunci când este posibil, concizia.

Înainte de a te angaja în orice formă de comunicare, definește-ți obiectivele și publicul.

Sublinierea cu atenție și în mod explicit a ceea ce dorești să transmiți și de ce, te va asigura că incluzi toate informațiile necesare. De asemenea, te va ajuta să elimini detaliile irelevante.

Evită cuvintele inutile și limbajul excesiv de înflorit, care îți pot distrage atenția de la mesajul tău.

Și, deși repetarea poate fi necesară în unele cazuri, asigură-te că o utilizezi cu atenție și cu moderație. Repetarea mesajului te poate asigura că publicul tău îl primește, dar prea multă repetiție te poate deconecta complet.

2. Cum să-ți îmbunătățești abilitățile de comunicare: Pregătește-te din timp

Află ce vei spune și cum vei spune înainte de a începe orice tip de comunicare.

Cu toate acestea, a fi pregătit înseamnă mai mult decât exersarea unei prezentări.

Pregătirea presupune, de asemenea, să ne gândim la întreaga comunicare, de la început până la sfârșit. Cercetează informațiile de care este posibil să ai nevoie pentru a-ți susține mesajul. Ia în considerare modul în care vei răspunde la întrebări și critici. Încercă să anticipezi neașteptatul.

Înainte de o evaluare a performanței, de exemplu, pregătește o listă de exemple concrete de comportament al angajatului tău pentru a-ți sprijini evaluarea.

Înainte de a te angaja într-o negociere de salariu sau de promovare, știi exact ce vrei. Fii gata să discuți intervalele și potențialele compromisuri; știi ce ești dispus să accepți și ce nu ești. Și ai la îndemână detalii specifice pentru a-ți susține cazul, cum ar fi salariile relevante pentru funcția și poziția respectivă (dar asigură-te că cercetarea ta se bazează pe informații disponibile public, nu pe bârfe ale companiei sau pe dovezi anecdotice).

Înainte de a intra în orice conversație, fă un brainstorming pentru întrebări potențiale, solicitări de informații suplimentare sau clarificări și dezacorduri, astfel încât să fii gata să le abordezi calm și clar.

3. Fii atent la comunicarea nonverbală

Expresiile noastre faciale, gesturile și limbajul corpului pot spune și adesea spun mai mult decât cuvintele noastre.

Indiciile nonverbale pot avea între 65 și 93% mai mult impact decât cuvântul rostit. Și este mai probabil să credem semnalele nonverbale față de cuvintele rostite dacă cele două sunt în dezacord.

Liderii trebuie să fie deosebit de abili în a citi indicii nonverbale.

De exemplu, angajații care nu doresc să își exprime dezacordurile sau îngrijorările își pot manifesta disconfortul prin brațele încrucișate sau prin refuzul de a face contact vizual. Dacă ești conștient de limbajul corpului altora, este posibil să îți poți ajusta tactica de comunicare în mod corespunzător.

În același timp, liderii trebuie să fie capabili să-și controleze propriile comunicări nonverbale.

Indiciile tale nonverbale trebuie, în orice moment, să-ți susțină mesajul. În cel mai bun caz, comunicarea verbală și nonverbală conflictuală poate provoca confuzie. În cel mai rău caz, îți poate submina mesajul și încrederea echipei în tine, în organizația ta și chiar în ea însăși.

4. Cum să-ți îmbunătățești abilitățile de comunicare: Fii atent la tonul folosit

Cum spui ceva poate fi la fel de important ca ceea ce spui. Ca și în cazul altor indicii nonverbale, tonul tău poate adăuga putere și accent mesajului tău sau îl poate submina în întregime.

Tonul poate fi un factor deosebit de important în dezacordurile și conflictele la locul de muncă. Un cuvânt bine ales cu o conotație pozitivă creează bunăvoință și încredere. Un cuvânt prost ales cu conotații neclare sau negative poate duce rapid la neînțelegeri.

Când vorbești, tonul include volumul, proiecția și intonația, precum și alegerea cuvintelor. În timp real, poate fi dificil să controlezi tonul pentru a te asigura că se potrivește cu intenția ta. Dar să fii atent la tonul tău îți va permite să-l modifici în mod corespunzător dacă o comunicare pare să meargă în direcția greșită.

Tonul poate fi mai ușor de controlat atunci când scrii. Asigură-te că îți citești comunicarea o dată, chiar de două ori, în timp ce te gândești la ton, precum și la mesaj. Poate dorești chiar să o citești cu voce tare sau să ceri unui coleg de încredere să-l citească, dacă acest lucru nu încalcă confidențialitatea.

Și atunci când te angajezi într-un dialog aprins prin e-mail sau alt mijloc scris, nu te grăbi cu răspunsurile.

Dacă este posibil, scrie răspunsul tău, dar apoi așteaptă o zi sau două pentru a-l trimite. În multe cazuri, recitirea mesajului după ce emoțiile s-au răcit îți permite să îți moderezi tonul într-un mod care este mai puțin probabil să escaladeze conflictul.

5. Exersează ascultarea activă

Comunicarea implică aproape întotdeauna două sau mai multe persoane.

Prin urmare, ascultarea este la fel de importantă ca și vorbirea atunci când vine vorba de a comunica cu succes. Dar ascultarea poate fi mai provocatoare decât ne dăm seama.

Scopul ascultării active este de a te asigura că auzi nu doar cuvintele pe care le spune persoana, ci și întregul mesaj. Câteva sfaturi pentru ascultarea activă includ:

Acordă-i vorbitorului atenția ta deplină și neîmpărțită.

Curăță-ți mintea de distrageri, judecăți și contraargumente.

Evită tentația de a întrerupe cu propriile gânduri.

Arătă un limbaj corporal deschis și pozitiv pentru a-ți menține mintea concentrată și pentru a-i arăta vorbitorului că asculți cu adevărat.

Reformulează sau parafrazează ceea ce ai auzit când răspunzi.

Pune întrebări deschise menite să obțină informații suplimentare.

6. Cum să-ți îmbunătățești abilitățile de comunicare: Construiește-ți inteligența emoțională

Comunicarea este construită pe o bază de inteligență emoțională. Mai simplu spus, nu poți comunica eficient cu ceilalți până când nu poți evalua și înțelege propriile sentimente.

Liderii cu un nivel ridicat de inteligență emoțională vor găsi un mod natural mai ușor să se angajeze într-o ascultare activă, să mențină un ton adecvat și să folosească un limbaj corporal pozitiv, de exemplu.

Înțelegerea și gestionarea propriilor emoții este doar o parte a inteligenței emoționale. Cealaltă parte – la fel de importantă pentru o comunicare eficientă – este empatia pentru ceilalți.

A empatiza cu un angajat poate, de exemplu, ușura o conversație dificilă.

S-ar putea să mai trebuiască să oferi vești proaste, dar ascultându-le (activ) perspectiva și arătându-le că le înțelegi sentimentele poate contribui în mare măsură la atenuarea sentimentelor rănite sau la evitarea neînțelegerilor.

7. Dezvoltă o strategie de comunicare la locul de muncă

Locul de muncă de astăzi este un flux constant de informații într-o mare varietate de formate. Fiecare comunicare trebuie înțeleasă în contextul acelui flux mai mare de informații.

Chiar și celui mai eficient comunicator îi este greu să-și transmită mesajul fără o strategie de comunicare la locul de muncă.

O strategie de comunicare este cadrul în care afacerea ta transmite și primește informații. Poate și ar trebui să sublinieze cum și ce comunici clienților și părților interesate, managerilor și angajaților.

Începând în linii mari, strategia ta ar trebui să includă cine primește, ce mesaj și când. Acest lucru asigură că toată lumea primește informațiile corecte la momentul potrivit.

Poate fi la fel de detaliat ca și modul în care comunici, inclusiv definirea tipului de instrumente pe care le utilizezi pentru ce fel de informații. De exemplu, poți defini când este adecvat să utilizezi un chat de grup pentru întreaga echipă sau organizație sau când o întâlnire ar trebui să fie rezumată într-un e-mail.

Crearea unor linii directoare de bază ca acestea să poată simplifica fluxul de informații. Te va ajuta să te asiguri că toată lumea primește detaliile de care are nevoie și că informațiile importante nu sunt copleșite de detalii străine.

8. Cum să-ți îmbunătățești abilitățile de comunicare: crează o cultură organizațională pozitivă

Cultura corporativă în care comunici joacă, de asemenea, un rol vital în comunicarea eficientă.

Într-un mediu de lucru pozitiv – unul bazat pe transparență, încredere, empatie și dialog deschis – comunicarea în general va fi mai ușoară și mai eficientă.

Angajații vor fi mai receptivi să audă mesajul managerului lor dacă au încredere în acel manager. Și managerilor le va fi mai ușor să creeze acceptare și chiar să ofere critici constructive dacă își încurajează angajații să vorbească, să ofere sugestii și chiar să ofere propriile critici constructive.

Comunicarea, în ambele direcții, poate fi eficientă doar într-o cultură care se bazează pe încredere și pe o bază de siguranță psihologică.

Managerii care refuză să împărtășească informații, nu sunt deschiși la sugestii și refuză să admită greșeli și să accepte criticile, vor găsi probabil sugestiile și criticile lor întâmpinate cu defensivă sau chiar ignorate cu totul.

Fără această bază de încredere și transparență, chiar și cea mai mică comunicare poate fi interpretată greșit și poate duce la neînțelegeri și conflicte inutile.

Foto: Depositphotos.com